Puoi mantenere il controllo del tuo ufficio in telelavoro con strumenti agili e senza riunioni inutili, ma devi organizzarti bene per riuscire a farlo.
Questi sono i primi giorni di telelavoro in molte aziende di servizi e in molti uffici. Sento spesso dire dell’aumento esponenziale delle riunioni allargate che coinvolgono tutto un ufficio o anche di più. D’altra parte le metodologie di lavoro agile responsabilizzano ogni singolo componente del team di lavoro e prevedono riunioni periodiche… no? Non proprio.
Spesso succede che grazie alla disponibilità di strumenti low- o no-cost per gestire sale riunioni virtuali comodamente da casa propria, molti manager che temono di perdere il controllo sui propri dipendenti e di perdere produttività, tendono ad organizzare ancora più riunioni inconcludenti di quanto già poteva accadere di persona in ufficio.
Ma in realtà il telelavoro va “solo” organizzato meglio: è possibile avere maggiore produttività, ma solo a patto di darsi alcune regole da seguire. Regole che fanno crescere il capoufficio dal punto di vista manageriale e gli impiegati dal punto di vista operativo. Ecco quali sono applicabili nella maggioranza dei casi:
Affiancare ai supporti tecnologici necessari (che variano da caso a caso) un supporto metodologico sull’utilizzo dei supporti tecnologici previsti. Da sola la tecnologia è solo metà della soluzione.
La metodologia di telelavoro potrà prevedere riunioni periodiche, anche giornaliere o addirittura ogni mezza giornata, ma solo se esse sono pianificate con una scaletta precisa e sono concluse da una check-list di attività da fare per tutti.
Le riunioni devono essere brevi: ognuno deve parlare almeno 30 secondi, ma non più di 3 minuti, per condividere non i dettagli operativi o le alternative da scegliere, ma unicamente gli ostacoli che possono bloccare il flusso dell’attività.
Lascia i dettagli per dopo: la condivisione di dettagli e problemi operativi, l’allineamento sullo stato di avanzamento attività di dettaglio, o l’analisi di eventuali alternative far cui scegliere va fatta in apposita riunione ristretta ai soli operativi e quadri direttivi effettivamente coinvolti.
Occorre prevedere strumenti semplici ed immediati, magari in cloud, per la condivisione di file, di check-list, dell’avanzamento attività o di eventuali blocchi, della timbratura delle presenze e delle ore spese. Magari integrati in modo sicuro con email, videoconferenza, telefonia ed altri strumenti aziendali.
Perdere 5 minuti per aggiornare la propria check-list può evitare a tutto il gruppo 15 minuti di riunione inutile. Lo stato delle attività dell'ufficio risultano così immediatamente visibili al capo, che può così migliorare il meccanismo di delega, intervenire per aiutare e per motivare i propri collaboratori.
Quindi il telelavoro ci fa diventare manager migliori, meglio organizzati e con migliore capacità di delega. Ma anche impiegati migliori, più focalizzati e più comunicativi. Ed è necessario farlo perché questa situazione potrebbe durare mesi, e ne va del futuro delle aziende e della nostra economia.
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