Quasi sempre parlando con i responsabili di aziende di piccole e medie dimensioni sulle opportunità di investimento da pianificare nel nuovo anno mi sento chiedere: "Scusa, ma perché mai un software ERP sarebbe un investimento utile proprio per la mia piccola e media impresa?" Personalmente penso che non ci sia nulla di strano nel domandarselo: dopo anni passati a considerarlo una tecnologia costosa e utile solo alle grandi aziende, il software ERP oggi è finalmente diventato adatto anche alle esigenze dei processi nelle aziende più piccole che possono giustificarne l’investimento con prospettive di crescita. Infatti è ormai consolidata una nuova generazione di software ERP proprio in un momento della nostra economia che è critico per la maggior parte delle piccole e medie imprese: ora che i mercati si stanno quasi tutti saturando e che ogni azienda ha concorrenti di tutte le dimensioni aziendali, settori e modelli di business, anche alle PMI serve una tecnologia digitale moderna che consenta di farle funzionare in modo più efficiente, innovativo e opportunistico rispetto a chiunque altro, anche rispetto ai concorrenti più importanti e affermati, per non rischiare invece di rimanere tagliati fuori dal mercato.

Cos'è un software ERP

ERP, acronimo inglese di “pianificazione delle risorse aziendali”, è un tipo di software gestionale che racchiude in una suite integrata le applicazioni e gli strumenti di gestione aziendale che informatizzano e supportano i principali processi di un business. Dall’amministrazione, risorse umane, marketing e vendite alla produzione, servizi, acquisti e magazzino: ogni processo è integrato in un unico piattaforma di lavoro e di spervisione in tempo reale.

La suite di applicazioni che costituisce un moderno ERP copre tutti i processi operativi dell'azienda.

Il software ERP consente infatti alle aziende di raccogliere, archiviare, gestire e analizzare i dati, che possono essere acquisiti da una vasta gamma di attività e funzioni aziendali, nonché da fattori esterni come la domanda dei clienti, le dinamiche del mercato e della concorrenza. L’analisi di questi dati e la loro trasformazione in informazioni rilevanti permette ai responsabili delle decisioni, ad esempio, di monitorare le prestazioni operative, prevedere rischi e opportunità future o riprogrammare la produzione per rispondere alle fluttuazioni della domanda.

Inoltre è possibile semplificare le attività di routine, minimizzare gli errori umani e supportare la condivisione continua delle informazioni all'interno dell'azienda. Come conseguenza sia i processi operativi che il processo decisionale diventano più incisivi e guidati dai dati univoci, il time-to-value viene realizzato più rapidamente, il flusso di cassa migliora e l’azienda diventa più efficiente e redditizia.

Come si coniuga un software ERP con i sistemi aziendali attuali e futuri

Il software ERP deve fungere da piattaforma flessibile per gli investimenti digitali esistenti e futuri: ogni azienda può scegliere di implementare gradualmente il proprio sistema software aggiungendo nuove funzionalità, applicazioni e tecnologie intelligenti (come il CRM, il controllo di gestione, l’IoT per l’Industria 4.0 o l’analisi dati intelligente) solo se e quando necessario.

La capacità di attivare nuovi moduli all'interno del software ERP man mano che le aziende crescono e le loro esigenze cambiano, offre le funzionalità giuste al momento giusto, senza ritardi e senza sprechi. Secondo le analisi di mercato di IDC™ questo aspetto è la chiave per rendere a prova di futuro qualsiasi investimento in ERP, anche ma non solo per coloro che partono con la realizzazione di un nuovo sistema aziendale integrato attivando inizialmente solo un nucleo fondamentale di funzionalità.

Successivamente l'azienda potrà, ad esempio, adottare nuove funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) quando decide di suddividere le funzioni di marketing e vendite in due organizzazioni separate: migliorando il coordinamento tra le due aree con la tecnologia CRM, l'azienda può mantenere esperienze di acquisto personalizzate e, soprattutto, in grado di rispondere in modo pro-attivo alle esigenze dei clienti.

Oppure ancora l’azienda potrà introdurre un processo di acquisto guidato dall’ERP che preveda anche valutazione oggettiva dei fornitori e autorizzazione esplicita delle spese, solo quando si organizza l’esistenza di un ufficio acquisti autonomo e premiato a partire dai budget aziendali. In questo modo non solo i costi saranno minimizzati in ciascuna area aziendale, ma anche l’attribuzione corretta degli stessi secondo un piano dei conti analitico permetterà la realizzazione di cruscotti di controllo di gestione semplici ed efficaci.

Quali vantaggi aspettarsi dal software ERP nelle PMI

Ogni azienda raggiunge un punto della propria crescita in cui le urgenze operative quotidiane di amministrazione e gli adempimenti civilistico-fiscali sono talmente pressanti che relegano le attività strategiche in secondo piano. Oppure può succedere di trovarsi ad inserire più volte gli stessi dati in diversi sistemi e fogli di calcolo, oppure che conoscere la quantità di un prodotto a magazzino diventi impegnativo, oppure ancora che la creazione di report dettagliati sulle prestazioni di vendita e su altri indicatori fondamentali dell'attività richieda ore, se non giorni di lavoro. E tanti altri sono casi in cui il software ERP allevia questi stress incoraggiando l’azienda a ripensare l’uso delle risorse, umane e non, con sei aspetti principali:

    • Aumenta la produttività: semplifica e automatizza i processi aziendali principali per aiutare tutti i membri dell'organizzazione a fare di più con meno risorse.

    • Crea un punto di raccolta univoco dei dati aziendali: produce risposte rapide e accurate alle domande del business collegando in tempo reale le richieste informative a un nucleo di informazioni digitali pertinenti.

    • Feedback e report aziendali rapidi: accelera il processo di generazione dei rapporti al fine di condividere più spesso e facilmente i risultati aziendali e finanziari e agire immediatamente per migliorare le prestazioni basandosi su dati effettivi.

    • Riduce i rischi d’impresa: prevede e previene i rischi massimizzando la visibilità e il controllo, nonché la conformità ai requisiti normativi e di qualità. Per questo previene, nel caso, garantisce il management da eventuali Crisi d’Impresa.

    • Semplifica i sistemi IT senza limitarne la copertura funzionale: fornisce ai dipendenti le capacità di cui hanno bisogno per lavorare in modo strategico, rapido e produttivo utilizzando applicazioni ERP integrate che condividono lo stesso database.

    • Risponde rapidamente alle opportunità: monitorare in tempo reale i cambiamenti di mercato, sia incrementali che di larga scala, per identificare nuove opportunità e riprogrammare velocemente le attività in modo da avvantaggiarsi rispetto la concorrenza.

Cosa considerare nella scelta del software ERP nelle PMI

Il mercato del software ERP è uno dei più diversificati nel mondo tech sia per quanto riguarda i produttori, globali e nazionali, di software gestionale che gli integratori locali che realizzano le implementazioni localmente sui vari clienti. Per le piccole e medie imprese, la sfida di decifrare quale ERP soddisfa meglio le loro esigenze e la loro traiettoria di crescita è un'opportunità per modellare il loro futuro e per identificare un partner che sia in grado di supportarli nel processo di crescita pianificato.

Alcune considerazioni fondamentali per la selezione del software ERP sono:

Tipo di implementazione

Tre diversi tipi di implementazioni ERP sono opzioni praticabili per le piccole e medie imprese - on premise (in locale), cloud e un ibrido dei due ambienti: 

- ERP on-premise: eseguire tutte le applicazioni integrate nel data center o nella sala server dell'azienda, con controllo totale sui dati. Talvolta, questo approccio può mantenere bassi i costi quando un server hardware esistente può essere utilizzato senza richiedere un acquisto aggiuntivo e il sistema può essere gestito da uno staff IT, interno o esterno, già consolidato.

- ERP in cloud: ospitare il software su una piattaforma gestita e garantita da un fornitore specializzato in servizi cloud. Questo approccio consente all'azienda di trarre vantaggio dalle ultime tecnologie per crescere e innovare ottimizzando il valore delle sue risorse. 

- ERP ibrido: combina le migliori capacità delle opzioni di implementazione on-premise e cloud per creare un panorama che offra i vantaggi che l'azienda desidera, quando e dove sono necessari.

Fiducia della partnership

Uno degli aspetti più delicati di un'implementazione ERP è sfruttare i servizi e le competenze di un partner davvero competente e di cui ci si può fidare. I partner possono offrire competenze sulle normative locali, in lingua e possono sviluppare personalizzazioni specifiche del settore aziendale per contribuire a garantire che l'implementazione soddisfi le vostre esigenze uniche. Dalla riunione di pianificazione iniziale alla consegna finale della soluzione integrata, insieme alla inevitabile serie di aggiornamenti e integrazioni: le piccole e medie imprese dovrebbero considerare il livello di supporto che desiderano dai partner quando implementano e gestiscono il software ERP, proprio partendo dai casi di successo che fanno da riferimento.

I vantaggi del software Odoo ERP per le piccole e medie imprese italiane

Modello di ERP centrato sulla contabilità / amministrazione.

L’approccio di Odoo è radicalmente diverso da quello dei principali player di mercato: sviluppato da subito in architettura aperta, Odoo Community rappresenta una robusta piattaforma gestionale su cui far crescere per davvero, e non solo a parole, l’unicità di ogni azienda, anche se di piccole e medie dimensioni: l’unicità è parte parte fondamentale del successo di ogni azienda. Per questo motivo, Odoo S.A., azienda con base in Belgio e sedi e partner in tutto il mondo, sviluppa continuamente il portafoglio di soluzioni verticali di Odoo Enterprise, tenendo conto della flessibilità necessaria ad ogni singolo mercato: sia che il software sia distribuito on premise, nel cloud o all'interno di un ambiente ibrido, tutti gli utenti hanno la libertà di accedere alle funzionalità di cui hanno bisogno in qualsiasi momento, ovunque e tramite qualsiasi dispositivo mobile. E con garanzia e supporto forniti da un’azienda che produce il software gestionale più utilizzato al mondo.

Inoltre Odoo, al contrario della quasi totalità dei gestionali ERP italiani nati storicamente attorno alle esigenze amministrative e alle incombenze fiscali, pur disponendo di una localizzazione fiscale italiana in costante aggiornamento e perfettamente adatta al contesto del nostro Paese, ha posto il cliente al centro del disegno dei processi aziendali e non l’ufficio amministrativo, proprio al fine di rendere l’esecuzione dei processi aziendali davvero fluida ed efficiente, con i risultati al centro del business.

Modello Odoo centrato sul massimizzare ogni aspetto del cliente.

Odoo ERP ha aiutato centinaia di migliaia di aziende nel mondo ad espandere la propria presenza locale e internazionale, con il supporto nativo di tantissime lingue (anche con scrittura da destra a sinistra) e offrendo versioni specifiche per ogni Paese, supportate localmente da una vasta rete di partner. Di conseguenza, molti degli utenti di Odoo hanno visto la propria attività evolversi e crescere in modo organico e sostenibile, sia sul mercato interno che sui mercati internazionali.

Scopri quale soluzione Odoo Community oppure Odoo Enterprise può soddisfare le tue esigenze contattando Clickode, system integrator innovativo che ha consolidato la propria esperienza dei molti progetti basati su Odoo in ClickBi ERP, il gestionale basato su Odoo che rende disponibile una soluzione ERP di classe enterprise in modalità davvero accessibile od ogni piccola e media impresa italiana, e che può crescere assieme al tuo business, in un click: www.clickbi.it 

Ing. Davide Gazzotti – Innovation Manager, Clickode Società Cooperativa